글 단위 합을 월 숫자로 쓰지 않는 두 시트
양식에서는 역할 열을 두 시트의 맨 앞에 놓습니다. 조회는 블로그 통계에서, 연락과 신환은 병원 접수 기록에서 옮깁니다. 글 단위 시트에서 글끼리 견줄 때는 같은 역할의 글끼리만 견주고, 진료 정보 글의 조회와 연락 부름 글의 연락을 한 줄에 놓고 어느 글이 더 일했는지를 매기지 않습니다. 역할마다 무엇을 판정 신호로 삼는지는 블로그 성과 분석의 기준을 그대로 받습니다.
양식은 시트 두 장으로 짭니다. 글 단위 시트는 글 한 편이 한 줄이고, 그 글을 읽고 왔다는 것이 접수 기록에 남은 건만 셉니다. 월 단위 시트는 달마다 역할 하나가 한 줄이고, 블로그를 거쳤다는 표시가 남은 건을 읽은 글을 알든 모르든 모두 셉니다.
그래서 두 시트의 숫자는 맞지 않는 것이 정상입니다. 접수에서 블로그를 거쳤다고는 들었지만 어느 글을 읽었는지는 듣지 못한 사람이 늘 있기 때문입니다. 글 단위 시트의 문의 열을 위에서 아래로 더한 값을 그 달의 블로그 문의로 쓰면 이 사람들이 빠져 블로그의 일이 작게 읽히고, 반대로 월 단위 숫자를 글마다 나누어 채우면 병원이 짐작한 값이 글의 칸에 들어갑니다. 월 단위 시트에는 「읽은 글 모름」 열을 따로 두어, 두 시트의 차이가 어디서 오는지를 한 칸으로 읽게 합니다.
신환은 두 시트 모두 한 칸이 아니라 두 칸으로 받습니다. 블로그만 말한 신환의 수가 아래 끝이고, 다른 곳과 함께 블로그를 말한 신환까지 더한 수가 위 끝입니다. 한 사람이 한 용건으로 여러 창구에 연락했다면 연락 한 번이 아니라 그 용건 하나를 한 건으로 세고, 블로그를 거쳤다는 표시도 그 한 건에 남긴 뒤 시트로 옮깁니다.
열마다 채우는 장부와 시트에서 쓰는 법
두 시트에 두는 열과, 그 열을 채우는 곳은 열 표와 같습니다.
| 열 | 채우는 곳 | 글 단위 시트 | 월 단위 시트 |
|---|---|---|---|
| 글 제목 | 블로그 글 목록 | 글 번호와 함께 한 줄에 한 편 | 쓰지 않고 역할 이름으로 대신함 |
| 역할 | 글을 올릴 때 정한 역할 | 맨 앞 열 | 맨 앞 열 |
| 조회 | 블로그 통계 | 그 글의 조회 | 그 역할 글들의 조회 합 |
| 문의 | 접수 기록 | 읽은 글이 그 글로 남은 건 | 블로그 표시가 남은 건 전부 |
| 신환 | 초진 접수 기록 | 아래 끝과 위 끝 두 칸 | 아래 끝과 위 끝 두 칸 |
| 메모 | 블로그 담당 | 고친 날과 고친 곳 | 그 달 숫자에 걸린 병원 쪽 일 |
열 표에서 조회만 블로그 통계에서 오고 나머지 숫자는 병원 기록에서 옵니다. 두 장부에서 온 열을 나누어 비율 열을 만드는 수식은 넣지 않습니다. 조회 가운데 몇 사람이 연락했는지는 서로 다른 곳에서 센 두 숫자로 구할 수 없기 때문입니다.
월 단위 시트에서 글 제목 대신 역할 이름을 쓰는 까닭은, 그 시트가 한 달 동안 블로그 전체가 역할마다 어떻게 일했는지를 읽는 곳이어서입니다. 어느 글이 일했는지는 글 단위 시트에서 읽고, 월 단위 시트의 줄을 글로 쪼개지 않습니다.
메모 열도 두 시트에서 쓰임이 다릅니다. 글 단위 시트의 메모는 그 글에 일어난 일, 곧 고친 날과 고친 곳, 글 끝 연락 안내를 바꾼 날을 씁니다. 월 단위 시트의 메모는 그 달 숫자 전체에 걸린 병원 쪽 일, 곧 휴진한 날, 전화가 연결되지 않던 날, 접수 기록이 빠진 날을 씁니다. 한 사실을 두 시트의 메모에 함께 쓰지 않아야, 나중에 어느 쪽 숫자에 걸린 일인지 헷갈리지 않습니다.
칸에 넣는 것과 넣지 않는 것
엑셀은 아무 값이나 받아 주므로, 칸마다 넣는 값을 미리 정해 머리줄 메모로 붙여 놓습니다.
| 칸 | 넣는 값 | 넣지 않는 값 |
|---|---|---|
| 숫자 칸 | 센 수 하나, 셀 수 없었으면 비운 칸 | 짐작한 수나 「약」을 붙인 수 |
| 신환 두 칸 | 아래 끝과 위 끝을 각각 | 둘을 합치거나 평균한 수 |
| 읽은 글 모름 | 블로그 표시는 있고 글은 모르는 건 | 기억나지 않는다고 답한 신환 |
| 달 | 병원이 정한 한 가지 날짜 기준으로 나눈 달 | 열마다 다른 날짜로 나눈 값 |
| 메모 | 날짜와 사실 한 줄 | 숫자가 왜 움직였는지에 대한 풀이 |
셀 수 없었던 달의 칸은 영으로 채우지 않습니다. 접수 기록이 빠진 날이 있었다면 그 칸은 비우고 메모에 빠진 날을 씁니다. 영을 넣으면 그 달에 블로그 연락이 없었던 것처럼 읽혀, 다음 달과 견줄 때 크게 오른 것처럼 보이게 됩니다.
기억나지 않는다고 답한 신환은 「읽은 글 모름」 칸에 넣지 않고 신환 두 칸 곁에 따로 셉니다. 그 사람은 블로그를 거쳤는지부터 모르기 때문입니다. 달 칸의 날짜 기준은 접수한 날로 할지 처음 연락한 날로 할지를 병원이 한 번 정해 머리줄 메모에 쓰고, 조회를 뺀 모든 숫자 열에 같은 기준을 씁니다. 열마다 다른 날로 달을 나누면 월말의 연락이 한 열에서는 이번 달에, 다른 열에서는 다음 달에 들어갑니다. 메모 칸에 풀이를 쓰지 않는 까닭은, 숫자와 풀이가 한 칸에 붙어 넘어가면 원장이 풀이가 맞는지를 따로 따질 틈이 없어서입니다. 풀이는 원장에게 올리는 한 장의 해석 칸으로 옮겨 씁니다.
달이 끝나고 양식을 채우는 사람
원무 담당이 접수 기록에서 블로그 표시가 남은 연락과 신환을 한 사람의 한 용건으로 묶어 세고, 읽은 글이 남은 건과 남지 않은 건을 나누어 블로그 담당에게 넘깁니다. 환자 한 사람씩의 기록은 넘기지 않고 센 수만 넘깁니다.
블로그 담당은 블로그 통계에서 글마다의 조회를 옮기고, 원무 담당이 넘긴 수로 글 단위 시트와 월 단위 시트를 채웁니다. 그 달에 고친 글은 글 단위 시트의 메모에 고친 날과 고친 곳을 씁니다.
블로그 담당이 월 단위 시트의 「읽은 글 모름」 칸이 연락 가운데 얼마나 되는지를 읽고, 그 칸이 커졌다면 접수에서 읽은 글을 묻는 한 줄이 빠지지 않았는지를 원무 담당과 함께 확인합니다. 시트를 언제 채우는지는 병원이 정합니다.
두 시트를 다 채운 뒤에는 한 번 맞댑니다. 역할마다 월 단위 시트의 블로그 연락에서 「읽은 글 모름」을 뺀 값이, 글 단위 시트에서 그 역할 글들의 연락을 더한 값과 같아야 합니다. 같지 않다면 한 건이 두 글에 겹쳐 들어갔거나, 읽은 글을 옮기다 빠뜨린 건이 있다는 뜻이므로 원무 담당이 넘긴 수부터 다시 맞춥니다.
원장에게 올리는 한 장은 월 단위 시트의 역할별 줄에서 만듭니다. 해석 칸의 문장은 그 줄의 숫자에만 기대어 쓰고, 글 단위 시트의 숫자는 한 장에 옮기지 않고, 어느 글을 고칠지 정할 때만 꺼냅니다.
글마다 더한 합을 달 숫자로 올리던 치과
아래는 설명을 위해 만든 가상의 예이며 실제 병원의 기록이 아닙니다. 한 치과 의원은 시트 한 장에 글마다 한 줄을 두고, 달이 끝나면 문의 열을 더한 값을 그 달의 블로그 문의로 원장에게 올렸습니다.
원무 담당이 같은 달 접수 기록을 다시 세니, 블로그를 거쳤다고 들은 연락은 시트의 합보다 많았습니다. 차이는 읽은 글을 듣지 못한 연락이었고, 그 수는 달마다 들쭉날쭉했습니다. 접수 직원이 바쁜 날에는 읽은 글을 묻는 한 줄이 빠졌기 때문입니다.
의원은 시트를 두 장으로 나누었습니다. 글 단위 시트는 그대로 두고, 월 단위 시트에 역할마다 한 줄과 「읽은 글 모름」 칸을 새로 만들었습니다. 다음 달부터 원장은 블로그를 거친 연락 전체와 그 가운데 읽은 글을 아는 건을 나란히 받았고, 「읽은 글 모름」 칸이 커진 달에는 그 달 접수 창구가 붐볐던 날을 메모에서 찾아 응대를 함께 확인했습니다. 글 단위 시트의 합은 원장에게 올리는 한 장에서 빠지고, 어느 글을 고칠지 정할 때만 열렸습니다.
병원 블로그 성과 엑셀 양식 자주 묻는 질문
글 단위 시트에 달마다 새 열을 더해 가도 되나요?
열을 옆으로 늘려 가면 한 줄이 끝없이 길어지고 열 이름이 섞여, 몇 달 뒤에는 어느 칸이 어느 달인지 헷갈립니다. 새 달이 오면 시트를 복사해 그 달 이름을 붙여 쓰거나, 달을 적는 열을 하나 만들어 같은 글을 새 줄로 아래에 쌓습니다. 어느 쪽이든 병원이 한 번 정해 그대로 씁니다.
광고로 온 연락도 같은 양식에 넣나요?
블로그 양식에는 블로그 표시가 남은 건만 넣고, 광고로 온 건은 섞지 않습니다. 광고와 블로그를 함께 말한 사람은 블로그 신환의 위 끝에 넣고, 광고 쪽 기록에도 그대로 남깁니다. 두 기록의 숫자를 한 장에 나란히 놓을 때는, 함께 말해 양쪽에 모두 들어간 사람이 몇 명인지를 곁에 한 줄로 밝혀 두 숫자를 더하지 않게 합니다.
정보성 글의 조회를 지난달과 견주어도 되나요?
진료 정보 글의 조회는 계절을 탈 수 있어, 월 단위 시트에서 지난해 같은 달의 줄과 먼저 견줍니다. 그래서 월 단위 시트의 줄은 지우지 않고 해가 바뀌어도 이어 쌓습니다.
엑셀 대신 공유 스프레드시트를 써도 되나요?
열과 입력 규칙이 같다면 도구는 병원이 정합니다. 여러 사람이 함께 고칠 수 있는 파일이라면 숫자 칸은 원무 담당과 블로그 담당만 고치게 하고, 고친 사람과 날이 남는지를 함께 확인합니다.
신환을 위 끝 한 칸으로만 써도 되나요?
위 끝만 쓰면 다른 곳과 함께 말한 신환까지 모두 블로그의 일로 읽힙니다. 아래 끝과 위 끝을 나란히 두어야 블로그가 한 일이 그 사이 어디쯤인지가 드러나므로, 두 칸을 함께 씁니다.
양식 파일에 넣지 않는 환자 정보
성과 기록 양식은 센 수를 담는 파일이고, 환자 한 사람의 기록을 담는 파일이 아닙니다. 이름, 연락처, 증상, 진료 내용, 예약한 날처럼 한 사람을 알아볼 수 있는 값은 어느 시트에도 넣지 않습니다. 한 사람의 한 용건으로 묶는 일은 원무 담당이 접수 기록 안에서 끝내고, 양식에는 묶은 뒤의 수만 옮깁니다. 메모 칸에도 「지난주 그 환자」처럼 한 사람을 가리키는 말을 쓰지 않습니다. 파일을 바깥 업체와 나눌 일이 생기면, 시트에 이런 값이 섞이지 않았는지를 병원의 개인정보 담당이 먼저 확인한 뒤에 건넵니다. 광고 쪽 숫자를 함께 받는 업체라면 그 숫자를 무엇으로 셀지는 광고 성과 측정의 기준과 맞춥니다.